Todesfall Checkliste: Alle Behördengänge, Fristen & Dokumente

Nach einem Todesfall müssen zahlreiche Behörden und Institutionen informiert werden — und viele davon haben strikte Fristen. Diese umfassende Checkliste führt Sie chronologisch durch alle wichtigen Schritte der ersten Tage, Wochen und Monate nach einem Todesfall. Sie erfahren, welche Dokumente Sie benötigen, welche Behörden Sie kontaktieren müssen, welche Fristen Sie einhalten müssen – und wie Sie den administrativen Prozess bewältigen, wenn die Trauer am größten ist.

SOFORT: Was in den ersten 3 Tagen zu tun ist

1. Arzt & Krankenhaus / Notarzt

Zeitpunkt: Unmittelbar

Was müssen Sie tun: Stellen Sie sicher, dass ein Arzt den Tod festgestellt hat und eine Todesfeststellung ausgefüllt wird. Im Krankenhaus passiert das automatisch. Zu Hause müssen Sie den Hausarzt oder Notarzt anrufen.

Was Sie erhalten: Todesfeststellung oder Ärztliches Leichenschauformular – ein Dokument, das Sie später beim Standesamt vorlegen.

2. Bestatter beauftragen

Zeitpunkt: Am selben Tag oder nächsten Tag

Was müssen Sie tun: Wählen Sie einen Bestatter in Ihrer Region und vereinbaren Sie einen Termin zur Beratung. Der Bestatter wird:

• Den Verstorbenen vom Sterbeort abholen
• Die Anmeldung beim Standesamt vornehmen
• Die Sterbeurkunde beantragen (Sie müssen sie bezahlen — normalerweise 20–30 EUR pro Kopie)
• Die Bestattung planung (Ort, Datum, Kosten)

Tipp: Finden Sie einen geprüften Bestatter in Ihrer Nähe. Fordern Sie mehrere Kostenvoranschläge an, um Preise zu vergleichen.

3. Standesamt: Todesmeldung & Sterbeurkunde

Frist: Innerhalb von 3 Arbeitstagen nach dem Tod

Wer macht's: Normalerweise der Bestatter oder das Krankenhaus. Sie können es aber auch selbst beim Standesamt am Sterbeort tun.

Was Sie brauchen:

• Ärztliches Leichenschauformular
• Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen
• Heiratsurkunde (falls verheiratet)
• Geburtsurkunde (falls vorhanden)
• Aussage einer Person, die den Tod bestätigt hat

Was Sie erhalten: Sterbeurkunden (Sie erhalten in der Regel 1 Original, können aber gleich 10–15 beglaubigte Kopien bestellen — Sie werden sie alle brauchen!)

ERSTE WOCHE: Was in Tagen 4–7 zu tun ist

4. Deutsche Rentenversicherung / Renten Anstalt

Frist: Innerhalb von 1–2 Wochen informieren

Warum es wichtig ist: Die Rentenversicherung prüft, ob:

• Eine Witwen-/Witwenrente für Ehepartner anfällt
• Waisenrente für unterhältsberechtigte Kinder
• Bestattungsunterstützung gewährt wird (bis 3000 EUR)
• Rente noch einige Monate weitergezahlt wird

Was Sie brauchen:

• Sterbeurkunde (mindestens 3–5 Kopien!)
• Geburtsurkunde des Verstorbenen
• Heiratsurkunde (falls verheiratet)
• Geburtsurkunden der Kinder (falls vorhanden)
• Rentenversicherungsnummer des Verstorbenen (findet sich auf Rentenbescheid oder Steuerformularen)

Kontakt: Deutsche Rentenversicherung — Telefonzentrale: 0800–1000 4800 (kostenfrei)

Online: www.deutsche-rentenversicherung.de — Antrag auf Hinterbliebenenleistungen online stellen

5. Krankenversicherung

Frist: Baldmöglichst, spätestens 1 Woche

Was zu tun ist:

• Die Krankenkasse benachrichtigen, dass der Versicherte verstorben ist
• Die Versicherung kündigen (viele kündigen automatisch)
• Prüfen, ob noch Rechnung offenstehen (Arztkosten, Hospitalts-, Arzneim., medizinische Hilfsmittel)
• Prüfen, ob Sterbegeld – noch ausgezahlt wird (bis 800 EUR bei AOK, je nach Kasse)

Was Sie brauchen: Versichertenkarte, Sterbeurkunde

6. Arbeitgeber (falls noch beschäftigt)

Frist: Innerhalb von wenigen Tagen

Warum:

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Lohnzahlungen stoppen (falls noch Geld fällig ist, wird es an Hinterbliebene/Nachlass ausgezahlt)
• Betriebsrente prüfen (falls vorhanden)
• Lebensversicherung über Arbeitgeber prüfen

Kontakt: Personalabteilung des Arbeitgebers

ERSTER MONAT: Was in Woche 2–4 zu tun ist

7. Finanzamt & Steuerangelegenheiten

Frist: Keine strikte Frist, aber baldmöglichst

Was zu tun ist:

• Letzte Steuererklärung: Der Verstorbene könnte noch eine abschließende Steuererklärung fällig haben (bis Ende des Jahr, in dem er verstarb). Diese müssen Sie als Bevollmächtigter oder Nachlass-Vetreter einreichen.
• Erbschaftsteuer: Prüfen Sie, ob Erbschaftsteuer anfällt (Freibeträge abhängig von Verwandtschaftsgrad).

Kontakt: Finanzamt am letzten Wohnort des Verstorbenen

Tipp: Ein Steuerberater kann helfen und kostet oft weniger als die Ersparnis.

8. Banken & Finanzangelegenheiten

Was zu tun ist:

• Alle Banken und Spareinrichtungen benachrichtigen
• Konten überprüfen auf laufende Zahlungen (Männerbeträge, Daueraufträge)
• Schulden prüfen (Immobilienkredite, Verbraucherschülden)
• Erbschein beantragen, falls nötig (siehe weiter unten)

Was Sie brauchen: Sterbeurkunde (mindestens 5 Kopien!), Kontoauszüge

9. Grundbuchamt (falls Immobilien)

Frist: Keine Frist für die Benachrichtigung, aber wichtig für den Eigentumsübergang

Was zu tun ist:

• Prüfen, ob der Verstorbene Immobilien besaß
• Ein Grundbuchauszug beschaffen (beim Grundbuchamt kostenpflichtig, aber nötig)
• Die Grundbuchauszüge in das Grundbuch eintragen (neue Eigentümer)
• Die Bank über Immobilenbelastung (Hypotheken) informieren

Was Sie brauchen: Sterbeurkunde, Erbschein oder notarieller Erbvertrag

10. Versicherungen – vollständige Prüfung

Was zu tun ist: Überprüfen Sie alle möglichen Versicherungen:

• Lebensversicherung: Kann Todesfallleistungen auslösen (oft 50.000–500.000 EUR)
• Haftpflichtversicherung: Kündigen
• Hausratversicherung: Kündigen
• Hausbesitzhaftung: Kündigen (falls Eigenheim)
• Kfz-Versicherung: Kündigen
• Berufsunfähigkeitsversicherung: Prüfen auf Todesfallleistung

Was Sie brauchen: Versicherungspolicen, Sterbeurkunde

11. Kfz-Zulassungsstelle

Was zu tun ist:

• Pkw / Motorräder / andere Fahrzeuge prüfen
• Fahrzeug abmelden oder auf Erbe ummelden
• Versicherung kündigen

Was Sie brauchen: Fahrzeugschein, Fahrzeugbrief, Sterbeurkunde, Erbschein (bei Umschreibung)

12. Gemeinde / Wohnungsamt (falls Mieter)

Frist: Kündigung meist 1 Monat zum Ende eines Kalendermonats

Was zu tun ist:

• Vermieteter benachrichtigen
• Mietverhältnis kündigen
• Hausrat räumen
• Kaution zurückfordern

SPÄTER: 4–6 Wochen & danach

13. Erbschein beantragen

Frist: Keine Frist, aber oft dringend nötig

Warum: Ein Erbschein ist ein Dokument, das beim Nachlassgericht bescheinigt, wer die Erben sind und wie viel Anteil jeder hat. Sie brauchen das oft für:

• Konten freizuschalten
• Immobilienrechte zu übertragen
• Versicherungsleistungen abzurufen

Kosten: 30–100 EUR abhängig von Nachlasshöhe

Kontakt: Nachlassgericht am letzten Wohnort des Verstorbenen

14. Rundfunkbeitrag (GEZ)

Was zu tun ist: Anmeldung anpassen oder kündigen

Kontakt: ARD.ZDF.Deutschlandradio Beitragservice

15. Vollmachten & Bevollmächtigte

Was zu tun ist: Falls der Verstorbene Vollmachten ausgestellt hat (z.B. an Sie), können diese jetzt ungültig. Sie müssen Bevollmächtigte informieren und ggf. offene Angelegenheiten regeln.

Wichtige Dokumente & Unterlagen sammeln

Bewahren Sie folgende Dokumente an einem sicheren Ort auf:

• Original Sterbeurkunde (mindestens 1, idealerweise 3–5)
• Testament oder Erbvertrag (falls vorhanden)
• Versicherungspolicen
• Bankauszüge (letzte 3 Monate)
• Heiratsurkunde des Verstorbenen
• Geburtsurkunde des Verstorbenen
• Grundbuchauszüge (falls Immobilien)
• Fahrzeugdokumente (falls vorhanden)
• Schuldenübersicht (Kredite, Hypotheken)
• Rentenunterlagen

Komplette Checkliste zum Abhaken

Kosten & Gebühren im Überblick

Gebühr / Kosten	Typische Kosten	Hinweise
Sterbeurkunde (pro Kopie)	10–15 EUR	Bestellen Sie gleich 10–15 Kopien
Erbschein	30–100 EUR	Abhängig von Nachlasshöhe
Grundbuchauszug	10–20 EUR	Pro Immobilie
Rechtsanwalt (Vollservice)	200–500 EUR	Optional, aber oft sinnvoll
Steuerberater (optional)	200–400 EUR	Für komplexe Steuerfragen
Bestattung	3.000–10.000 EUR	Hängt von Art der Bestattung ab
Vorsorgekosten zusammen	200–1.000 EUR	Alle Verwaltungskosten ohne Bestattung

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Häufig gestellte Fragen zum Todesfall

Wie viele Sterbeurkunden brauche ich wirklich?

Mindestens 10–15 beglaubigte Kopien. Jede Institution – Bank, Versicherung, Gericht, Vermieter – will oft eine eigene Kopie. Besser zu viele als zu wenige bestellen.

Was passiert, wenn ich die 3-Tage-Frist beim Standesamt verpasse?

Das ist rechtlich ein Problem. Theoretisch drohen Geldstrafen. In der Praxis ist es aber oft möglich, die Anmeldung nachzuholen, besonders wenn ein Bestatter oder Krankenhaus beteiligt war.

Muss ich einen Rechtsanwalt beauftragen?

Nein, aber bei komplexen Erbfällen (mehrere Erben, Immobilien, hohe Schulden) ist ein Anwalt hilfreich. Kosten: 200–500 EUR für Vollservice.

Was kostet die Beratung durch einen Bestatter?

Die erste Beratung ist kostenlos. Der Bestatter verdient sein Geld mit der Bestattung selbst (3.000–10.000 EUR).

Gibt es finanzielle Hilfe vom Staat?

Ja, möglicherweise:

• Bestattungsunterstützung: Bis 3.000 EUR von der Rentenversicherung
• Sterbegeld: Bis 800 EUR von Krankenkasse
• Witwen-/Witwenrente: Monatliche Leistung vom Rentenversicherer

Kann ich die Informationen alle auf einmal an alle Stellen senden?

Technisch ja, aber es gibt Prioritäten. Standesamt und Bestatter zuerst, dann Rentenversicherung & Krankenkasse. Andere Stellen können zeitlich versetzt informiert werden.

Was passiert mit noch ausstehenden Rechnungen des Verstorbenen?

Sie werden Teil des Nachlasses. Erben müssen Schulden aus dem Nachlass bezahlen (bis zur Höhe des Nachlasses). Eine Insolvenz des Nachlasses ist möglich.